Wprowadzenie i cel

Pomorskie Hurtowe Centrum Rolno-Spożywcze SA otrzymuje wiele wniosków o sponsorowanie inicjatyw od różnych podmiotów działających na rynku, prowadzących aktywności związane ze: sportem, kulturą, edukacją, działalnością społeczną, proekologiczną itp.

Pomorskie Hurtowe Centrum Rolno-Spożywcze SA realizuje działania z zakresu sponsoringu na zasadach zawartych w niniejszym dokumencie.

Celem działalności sponsoringowej prowadzonej przez Spółkę jest budowanie pozytywnego wizerunku oraz silnej pozycji rynkowej, która wspierać będzie cele strategiczne Spółki w perspektywie krótko- i długookresowej.

Celem zasad zawartych w niniejszym dokumencie jest określenie wytycznych do planowania i realizacji działań sponsoringowych w Spółce.

Niniejszy dokument zawiera wytyczne co do zakresu, celu i sposobu prowadzenia działalności sponsoringowej Spółki. Celem opracowania niniejszych zasad jest wyeliminowanie wszelkich niejasności, które mogłyby się pojawić w procesie rozpatrywania wniosków o sponsoring, ustalenie transparentnych zasad wyboru przedsięwzięć, które mogą być przedmiotem działań sponsoringowych oraz zapobieżenie działaniom nieefektywnym z punktu widzenia promocyjnego.

Polityka sponsoringu zawarta w niniejszym dokumencie dotyczy wszystkich pracowników Spółki – stałych i tymczasowych.

Niniejsza polityka odnosi się do wszelkich działań o charakterze sponsoringowym, bez względu na ich wartość.

1. Ogólne zasady sponsoringu w Spółce

Działania sponsoringowe prowadzone przez Spółkę są dobrowolne i mogą mieć charakter finansowy, rzeczowy lub usługowy.

Prowadzone działania sponsoringowe muszą być spójne z misją, strategią i celami długoterminowymi Spółki.

Działania sponsoringowe podejmowane przez Spółkę powinny mieć cel komercyjny i prowadzić do osiągnięcia określonego efektu ekonomicznego/marketingowego, w szczególności do tworzenia i umacniania wizerunku zgodnego z celami Spółki oraz do budowania pozytywnych relacji z otoczeniem rynkowym Spółki.

2. Obszary działań sponsoringowych Spółki

Sponsoring podejmowany przez Spółkę dotyczyć może w szczególności wspierania działań z obszaru:

sportu kwalifikowanego i amatorskiego oraz imprez o charakterze sportowym,
promocji zdrowego trybu życia i kultury fizycznej,
działalności kulturalnej i edukacyjnej,
inicjatyw proekologicznych,
akcji społecznych,
inicjatyw branżowych o profilu korespondującym z przedmiotem działalności Spółki.

3. Zasięg podejmowanych działań sponsoringowych Spółki

Działania sponsoringowe Spółki koncentrować się będą na obszarze jej działania.

Spółka może także podejmować działania sponsoringowe w zakresie inicjatyw regionalnych i ogólnokrajowych.

4. Planowanie działań sponsoringowych Spółki

W drugiej połowie każdego roku, jednak nie później niż do końca I kwartału roku, którego dotyczy, Zarząd opracowuje i przedkłada do zaopiniowania Radzie Nadzorczej plan działań sponsoringowych na rok następny w ramach Planu rzeczowo-finansowego.

Działania sponsoringowe w danym roku mogą być realizowane pod warunkiem wypracowania przez Spółkę w roku poprzedzającym zysku operacyjnego, a w momencie podpisywania umowy sponsoringowej posiadania przez Spółkę wolnych środków na rachunku bankowym.

5. Schemat postępowania i podział kompetencji

Wnioski o sponsoring składane są na formularzu udostępnionym przez Spółkę na stronie www.renk.pl , który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu.

Za planowanie, nadzorowanie i raportowanie działań sponsoringowych w Spółce odpowiedzialny jest Dział Sprzedaży i Marketingu.

Wnioski o sponsoring przekazywane są z inicjatywy Wnioskodawcy i trafiają do Zarządu Spółki oraz do Dyrektora Działu Sprzedaży i Marketingu.

Przy wyborze działań sponsoringowych Spółka kieruje się misją i strategią Spółki.

Analizę wniosków sponsoringowych oraz opinię wraz z rekomendacją dla Zarządu Spółki przygotowuje Dyrektor Działu Sprzedaży i Marketingu lub wskazany przez niego pracownik.

Po uzyskaniu pozytywnej opinii Zarządu, wniosek kierowany jest do realizacji przez Dział Sprzedaży i Marketingu.

Rozpatrywanie wniosków i wybór Projektów sponsoringowych realizowany jest według procedury pełnej lub uproszczonej, a wybór procedury dla danego Projektu zależy od oszacowanej wartości świadczenia, o które wnioskuje Wnioskodawca:

dla Projektów, dla których wartość wnioskowanego świadczenia realizowanego przez Sponsora nie przekracza 500 zł, stosowana jest procedura uproszczona,
dla Projektów, dla których wartość wnioskowanego świadczenia realizowanego przez Sponsora jest większa niż 500 zł, stosowana jest procedura pełna.

Procedura uproszczona obejmuje następujące działania:

złożenie przez Wnioskodawcę wniosku o udzielenie wsparcia w formie sponsoringu,
analiza wniosku i rekomendacja opracowana przez Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu lub wskazanego przez niego pracownika,
decyzja Zarządu Spółki,
przekazanie wniosku do realizacji przez Dział Sprzedaży i Marketingu na podstawie zgody wyrażonej przez Zarząd Spółki na formularzu wniosku lub odrzucenie wniosku,
w przypadku odrzucenia przez Zarząd wniosku o sponsoring przekazanie sprawy do archiwizacji i poinformowanie Wnioskodawcy o decyzji odmownej,
w przypadku podjęcia działań sponsoringowych przekazanie Sponsorowanemu informacji o decyzji Zarządu oraz o wykazie świadczeń na rzecz Sponsora,
po zakończeniu Projektu pozyskanie od Sponsorowanego Raportu z realizacji działań objętych Projektem i archiwizacja dokumentacji związanej z podjętymi działaniami sponsoringowymi w ramach Imprezy.

Procedura pełna obejmuje następujące działania:

złożenie przez Wnioskodawcę wniosku o udzielenie wsparcia w formie sponsoringu na Formularzu stanowiącym Załącznik 1 do niniejszego dokumentu,
analiza wniosku i rekomendacja opracowana przez Dyrektora ds. Sprzedaży i Marketingu lub wskazanego przez niego pracownika,
decyzja Zarządu Spółki wyrażona uchwałą Zarządu,
przekazanie wniosku do realizacji przez Dział Sprzedaży i Marketingu na podstawie zgody wyrażonej przez Zarząd Spółki w uchwale lub odrzucenie wniosku,
w przypadku odrzucenia przez Zarząd wniosku o sponsoring przekazanie sprawy do archiwizacji przez Dział Sprzedaży i Marketingu i poinformowanie Wnioskodawcy o decyzji odmownej,
w przypadku podjęcia działań sponsoringowych podpisanie Umowy sponsoringowej,
po zakończeniu Imprezy pozyskanie od Sponsorowanego Raportu z realizacji Projektu sponsoringowego.

Dział Sprzedaży i Marketingu odpowiedzialny jest za archiwizację korespondencji, opinii, umowy i raportu dotyczącego poszczególnych Projektów sponsoringowych Spółki.

6. Umowa sponsoringowa

Realizacja działań sponsoringowych odbywa się na podstawie umowy sponsoringowej.

Umowa sponsoringowa powinna zawierać klauzule umożliwiające Sponsorowi monitorowanie/weryfikowanie wydatków Sponsora w ramach działań objętych umową.

Umowa sponsoringowa powinna umożliwiać natychmiastowe zaprzestanie finansowania działań przez Sponsora w przypadku zaistnienia podejrzenia naruszenia prawa w ramach działań objętych umową.

Wzór umowy sponsoringowej stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu.

7. Raportowanie działań sponsoringowych

Przebieg realizowanych działań sponsoringowych podlega raportowaniu przez Sponsorowanego. Raport z realizacji Projektów sponsoringowych objętych wnioskiem lub umową sponsoringową powinien zawierać w szczególności:

Potwierdzenie realizacji działań opisanych we wniosku lub objętych umową sponsoringową;
Dokumentację ze zrealizowanych działań objętych umową sponsoringową, w tym m.in.:
- dokumentację zdjęciową,
- materiały promocyjne użyte podczas wydarzenia,
- ocenę efektywności podjętych działań pod kątem ich wpływu na wzrost znajomości marki Sponsora oraz oddziaływania na relacje Sponsora z otoczeniem rynkowym.

Raport z realizacji Projektu sponsoringowego powinien zostać podpisany przez przedstawiciela Sponsorowanego i zatwierdzony przez Dyrektora Działu Sprzedaży i Marketingu Spółki.

Dział Sprzedaży i Marketingu opracowuje kwartalne i roczne raporty z realizacji działań sponsoringowych.

8. Ujęcie wydatków na działania sponsoringowe

Wydatki sponsoringowe Spółki stanowią element składowy budżetu marketingowego na dany rok.

Dla prawidłowego ujmowania w kosztach wydatków na działania sponsoringowe w Spółce zostaną wyodrębnione odpowiednie konta księgowe, na których ewidencjonowane będą wydatki na sponsoring.

Załączniki: